Weltgymnaestrada 2019

Anja Neumann ist seit Juni 2017 bei Convention Partner Vorarlberg. Sie ist projektverantwortlich für die Weltgymnaestrada, die im Juli 2019 in Dornbirn stattfinden wird. Was genau Convention Partner Vorarlberg mit dieser Großveranstaltung zu tun hat, welche Rolle die Convention App Vorarlberg spielt, welches die Herausforderungen und die Besonderheiten der Veranstaltung sind, hat sie uns beantwortet.

Welche Aufgaben übernimmt Convention Partner Vorarlberg bei der WG19?
Hotel Unterbringung der Teilnehmer/innen, Presse, Sponsoren und Aussteller/innen – dazu gehört die Verwaltung der Zimmerkontingente, Abwicklung der Hotelbuchungen, Verrechnung der Unterkünfte und das Einpflegen der Daten in die Registrierungsplattform der Weltgymnaestrada „gymnaplana“.  Wir sind weiters für die Gesamtabrechnung jeder Delegation verantwortlich.
Gemeinsam mit unserem Partner Festivality aus Estland, der Weltgymnaestrada und Vorarlberg Tourismus entwickeln wir außerdem die Weltgymnaestrada App.
Wir erstellen auch individuelle Rahmenprogramme für die Verbände und beraten sie bei der Gestaltung ihres Freizeitprogramms in Vorarlberg. Während der Weltgymnaestrada Woche laden wir die Teilnehmer/innen und Besucher/innen ein, sich bei unserem Info-Stand in der Messe über die Freizeitangebote in Vorarlberg zu informieren. Der Vorarlberg Stand wird gemeinsam mit Dornbirn Tourismus und Vorarlberg Tourismus betreut.

Wie viele Gäste erwartet die Weltgymnaestrada 2019 insgesamt?
Es sind rund 18.000 Teilnehmer/innen aus über 60 Nationen, die beim international größten Breitensportfestival, der 16. Weltgymnaestrada aktiv teilnehmen. Die Teilnehmer/innen kommen aus der ganzen Welt nach Vorarlberg. Im Messequartier erwarten die Veranstalter über 100.000 Besucher/innen über die ganze Woche der Veranstaltung.

Wo kommen die Teilnehmer/innen unter?
Der Großteil übernachtet in Schulunterkünften, sprich in Klassenzimmern. Die Teilnehmer/innen können speziell angefertigte Schlafsets (Matratze, Decke und Polster im Weltgymnaestrada Branding) vorab bestellen.
Rund 3.500 Teilnehmer/innen übernachten in den Partnerhotels und Pensionen zwischen Bregenz und Feldkirch. Vereinzelte Teilnehmer/innen werden mit dem Wohnwagen oder Zelt anreisen und auf den Campingplätzen übernachten.
Bei der Unterbringung haben wir wieder das Konzept der Nationendörfer umgesetzt. So übernachten in Lauterach zum Beispiel die Teilnehmer/innen aus Großbritannien und in Feldkirch wie bereits 2007 die Teilnehmer/innen aus Japan.

Wie wird die App eingesetzt?
Die Weltgymnaestrada App ist die zentrale Kommunikations- und Informationsplattform für Teilnehmer/innen, Besucher/innen und das Organisationsteam. Sie liefert nicht nur veranstaltungsrelevante Inhalte zur Weltgymnaestrada wie das Programm, sondern bietet Teilnehmer/innen, Besucher/innen und der lokalen Bevölkerung die Möglichkeit sich über Aktivitäten und Freizeitangebote in ganz Vorarlberg zu informieren. Täglich werden die Benutzer/innen mit aktuellen Informationen, Highlights und Neuigkeiten rund um die Veranstaltung versorgt. Für die Teilnehmer/innen hat die App eine besonders wichtige Funktion, da sie in der App ihre individuellen Zeitpläne mit den Proben und Aufführungen finden. Im Fall von Änderungen werden die Teilnehmer/innen direkt über die App benachrichtigt. Zudem können die Benutzer/innen ihren individuellen Kalender mit den Aufführungen und Shows, die sie sehen wollen, erstellen. Die App erinnert eine Stunde vor Beginn daran, dass die vorgemerkte Aufführung stattfindet, sofern die Benutzer/innen den Nachrichtendienst aktivieren. Durch die Einbindung von vmobil werden den Benutzer/innen die aktuellen Fahrpläne und Routen zu den jeweiligen Austragungsorten angezeigt.

Welche für Auswirkungen hat dieses Event langfristig auf Veranstaltungen in Vorarlberg?
Großveranstaltungen wie die Weltgymnaestrada ermöglichen es uns Projekte im Tourismus und Kongress Bereich umzusetzen und nachhaltig für die Region auszubauen. So zum Beispiel die Convention App Vorarlberg, die wir im Zuge der Weltgymnaestrada entwickelt haben und nun Kongressveranstaltern als attraktives Zusatzangebot zur Verfügung steht. So war die Convention App Vorarlberg bereits beim Global Fiber Congress in Dornbirn, beim LED professional Symposium in Bregenz sowie beim Designfestival potentiale in Feldkirch im Einsatz.
Im Zuge der Entwicklung der App haben wir unser Know-how in diesem Bereich gestärkt und können wichtige Learnings für zukünftige Projekte daraus ziehen. Beispielsweise auch wie wir die Zusammenarbeit und die Vernetzung bei organisationsübergreifenden Projekten mit mehreren Partnern richtig gestalten. Das sind wichtige Erkenntnisse für die Zusammenarbeit im Netzwerk.
Die erneute Umsetzung der Weltgymnaestrada in Vorarlberg bestätigt, dass Vorarlberg als Austragungsort für Großveranstaltung die benötigten Rahmenbedingungen sowie die fachliche Kompetenz aufweist. Das kann durchaus Anreiz für Veranstalter geben, mit Ihren Veranstaltungen nach Vorarlberg zu kommen.
Diese Punkte zahlen zudem in die vier Eckpfeiler der Vorarlberger Tourismusstrategie ein: Nachhaltigkeit, Regionalität, Gastfreundschaft und Vernetzung.

Was hat dir als Projektleiterin bisher am besten gefallen und worauf freust du dich jetzt noch am meisten?
2007 als die Weltgymnaestrada das erste Mal in Vorarlberg stattgefunden hat, war ich 17 Jahre jung und habe das Event natürlich miterlebt. Da kommen gute Erinnerungen an die Abende in der Messe und vor allem an die tolle Stimmung im Land während dieser Zeit auf. Das ich nun bei der 16. Ausgabe der Veranstaltung in der Organisation mitwirken kann, bereitet mir sehr viel Freude. Der Kontakt mit den internationalen Delegationen macht diese Aufgabe zu einer besonders schönen Arbeit für mich. Ich spüre die Begeisterung und das Engagement von jedem einzelnen in diesem Projekt, angefangen von den Koordinatoren der verschiedenen Verbände bis hin zu den zahlreichen Akteuren, die mit der Planung vor Ort involviert sind. Einige Teilnehmer/innen kommen heuer nun erneut nach Vorarlberg und haben eine große Vorfreude. Man spürt einfach die Begeisterung und die Emotionen, das unterscheidet die Planung dieser Veranstaltung natürlich von der eines Kongresses.
In den kommenden Monaten bis zur Weltgymnaestrada wird noch viel passieren. Am meisten freue ich mich wahrscheinlich auf den 7. Juli, der Tag an dem die 16. Weltgymnaestrada dann offiziell eröffnet wird und es endlich losgeht.