Kommunikation

Es ist entscheidend, alle Beteiligten bereits im Erstgespräch einzubeziehen und gemeinsam zu klären, welche umwelt- und ressourcenbezogenen Maßnahmen im Rahmen der Veranstaltung mitgetragen und umgesetzt werden können. Denn nur wenn alle Partner:innen – vom Catering bis zur Veranstaltungsstätte – diese Maßnahmen unterstützen, können die vereinbarten Ziele erfolgreich umgesetzt werden. Andernfalls kann es im weiteren Planungsverlauf zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand und Mehrkosten kommen.

Die Veranstalter:innen informieren alle Teilnehmenden frühzeitig über die nachhaltigen Maßnahmen der Veranstaltung. Diese Informationen werden über die Einladung, Anmeldeformulare, Website, Programmfolder oder andere passende Medien kommuniziert. Ziel ist es, alle Beteiligten zur Unterstützung und aktiven Mitwirkung an den Nachhaltigkeitsstandards der Veranstaltung zu motivieren, um gemeinsam einen positiven Beitrag für die Umwelt zu leisten.

Aus der Praxis: Es gibt eine eigene Seite mit allen relevanten Informationen. Diese kann laufend ergänzt werden und bereits in der Einladung angefügt werden.

Barrierefreie Eventkommunikation dient dem  Ziel möglichst viele Menschen, die sich für den Event interessieren könnten, zu erreichen und ihnen gleichermaßen die für die Veranstaltung relevanten Informationen zugänglich zu machen. Dabei gilt es, mögliche Barrieren zu erkennen, sie abzubauen oder zu umgehen.

Es wird eine qualifizierte Ansprechperson bekannt gegeben, die allen Beteiligten und der Öffentlichkeit vor, während und nach der Veranstaltung für Anfragen zur Verfügung steht.

Feedback von den Teilnehmenden ist wichtig, um herauszufinden, ob die Nachhaltigkeitsmaßnahmen wahrgenommen werden und wo es Verbesserungspotenzial gibt. So kann die Veranstaltung stetig optimiert gestaltet werden.

Es gibt unterschiedliche Tools, die Veranstaltende dabei unterstützen. Die Umfrage kann z. B. mithilfe von Survio durchgeführt werden.